In Microsoft Project esiste una sostanziale differenza, spesso fonte di frustrazione, tra le informazioni visualizzate a video e quelle stampate. E questo indipendentemente dalla versione del software.

Effettivamente la funzione di stampa di MS Project non è il massimo, se non altro raffrontato con le capacità complessive del programma. In questo breve articolo vi presento come è possibile inserire in punti strategici della nostra schedulazione di progetto (Gantt), interruzioni di pagina molto utili per dare chiarezza al risultato finale della stampa.

Per fare ciò occorre personalizzare la barra degli strumenti di MS Project (Ribbon) aggiungendo un nuovo comando.

Vediamo come fare.

Supponiamo di avere il nostro Gantt come visualizzato nella prossima figura.

Vogliamo inserire un’interruzione di pagina per stampare ogni fase del progetto su una nuova pagina. Nell’esempio dovremmo ottenere tre pagine in stampa.

Apriamo la gestione delle Opzioni di Microsoft Project (va bene per le versioni dalla 2010 alla 2016).

Seguiamo le azioni attraverso la sequenza numerica.

Il nostro scopo è di trovare il comando Inserisci interruzione di pagina (3) dall’elenco (2) Scegli comandi da: e di inserirlo nella lista di destra in una nuova Scheda personalizzata. Le Schede principali di Project (Attività, Risorse,…) non possono essere modificate. Chiameremo questa nuova scheda Personali e lo creiamo cliccando sul pulsante Nuova Scheda.

Per poter inserire il comando dalla Lista di sinistra a quella destra dobbiamo creare obbligatoriamente un nuovo gruppo di comandi. Dopo avere evidenziato la scheda appena creata, creiamo il nuovo gruppo cliccando sul pulsante Nuovo gruppo e gli daremo il nome Stampa.

Confermiamo con Ok.

Nell’immagine che segue vediamo il nuovo comando appena inserito nella barra degli strumenti:

Per inserire un’interruzione di pagina clicchiamo sull’attività che sarà la prima ad essere stampata nella nuova pagina (1), attiviamo la scheda Personali e quindi su (3) Inserisci interruzione di pagina.

Dovremo avere cura, per non stampare un numero di pagine spropositato, di individuare nella parte destra dello schermo (diagramma) la porzione temporale che vogliamo stampare. Possiamo utilizzare il comando Visualizza / Intero progetto.

Il risultato a video dell’inserimento delle interruzioni di pagina per le due fasi del progetto è la visualizzazione di due righe nere come in figura:

A questo punto, avviando la funzione di stampa avremo:

Nell’anteprima di stampa vedremo tre pagine che saranno stampate e che racchiudono l’intero intervallo temporale del progetto.

In basso abbiamo la legenda di stampa che può essere anche essa ottimizzata.

Ma questo potrebbe essere argomento di un altro post.

Conoscete qualche trucco per ottimizzare la stampa da condividere con gli altri lettori? Contattatemi o inserire un commento.

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In questo breve articolo vediamo come evidenziare le attività che devono essere completate in questa settimana. Sto parlando quindi delle attività che hanno come data Fine un giorno di questa settimana.

In particolare, per le versioni di MS Project 2013 e 2016, lo strumento evidenziatore si attiva in automatico al momento in cui viene aperto il file di progetto, mentre per la versione MS Project 2010 occorre inserire manualmente la data di inizio settimana e quella di fine.

Per fare questo sfruttiamo ben tre strumenti che Microsoft Project ci mette a disposizione, e precisamente:

1. Strumento Evidenziatore
2. Filtro
3. Macro VBA

Nota:  per sfruttare questa funzionalità occorre applicare la sequenza di comandi per ogni file di progetto.

Per prima cosa dobbiamo creare una riga di codice VBA all’interno dell’editor del codice VBA di Project.

Dalla scheda Visualizza (1), richiamare il comando Macro (2) e quindi Visual Basic.

Viene visualizzata la seguente videata:

Dall’elenco degli oggetti VBA disponibili (1), selezionare Project, verificare che in (2) sia selezionato Open e quindi inserire (3) esattamente come in figura.

Salvare il file di progetto (il codice Visual Basic viene salvato all’interno del progetto stesso).

Per provare se la macro funziona chiudere il file di progetto e riaprirlo.

Verrà visualizzata la videata di avviso di potenziale macro pericolosa:

Basta cliccare sul pulsante Attiva macro e avremo, evidenziate in giallo, le attività che hanno data di completamento questa settimana.

Nota: in microsoft Project 2010 occorrerà inserire la data di inizio settimana e quella di fine settimana manualmente. E’ una limitazione della versione.

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Chi ha avuto modo di usare Microsoft Project 2016, appena messo in vendita da Microsoft alla data in cui sto scrivendo, avrà potuto vedere che è possibile definire per lo stesso progetto più di una Sequenza Temporale (Timeline in inglese).

La Sequenza Temporale di Microsoft project ha la particolarità di poter visualizzare una selezione di attività del nostro progetto in modo sequenziake, una sorta di scala cronologica.

La parola timeline è il termine inglese che corrisponde all’italiano linea del tempo. A seconda dell’ambito in cui è usata, può avere diversi significati – Wikipedia.org

Vediamone un esempio che evidenzia gli venti più importanti del mondo anglosassone:

Important historical events from 500 BC-1066 AD

Fonte: Revision Project

La Timeline ha la capacità di sintetizzare eventi che sisusseguono nel tempo con molta chiarezza. Nel Project Management, e in particolare nel Time management, rappresenta un ottimo strumento di comunicazione verso gli stakeholders che ha a disposizione un responsabile di progetto. Microsoft Project permette di definire con facilità una Timeline e di associarne le attività che vuole evidenziare (tipicamente Milestones di progetto o momenti di verifica e consegna di deliverables).

Andiamo al punto.

In Microsoft Project 2010 e 2013, è possibile creare una SOLA Timeline per progetto e, una volta definita. resterà tale fino ad una successiva modifica. Se vogliamo visualizzare (comunicare) situazioni  e con dettagli temporali diversi, dobbiamo modificare ogni volta la Timeline. Per evitare questo disagio e simulare un po’ il comportamento di Project 2016, abbiamo la possibilità di definire tante viste personalizzate quanti modelli diversi di Timeline vogliamo.

Per fare questo sfruttiamo la possibilità di creare nuove viste.

Dalla scheda Attività clicchiamo sul triangolino nero in (1) per visualizzare l’elenco delle viste disponibili nel menu:

clicchiamo su (2) e avremo:

clicchiamo su Nuova vista:

Confermiamo Ok per avere:

Diamo un nome (1) alla nostra nuova Sequenza Temporale e scegliamo nell’elenco Schema, la voce Sequenza Temporale (2) lasciando selezionata la casella Mostra nel Menu. 

Se visualizziamo nuovamente l’elenco delle viste:

vediamo che la vista che abbiamo appena creato è disponibile per essere attivata. Clicchiamo su (1) per avere:

A questo punto inseriamo le attività che ci interessano. Nell’esempio di seguito selezionerò solo attività di tipo Milestone già esistenti nel progetto:

In (1) attiviamo la scheda Formato, da questa, cliccando su (2) viene mostrata la finestra (3) che elenca in modo gerarchico (struttura) tutte le attività del progetto. Per includere un’attività nella Sequenza Temporale basta cliccare sulla casellina corrispondente (check-box) e renderla attiva.

Il risultato della mia selezione delle sole milestones di fine fase sarà:

E’ possibile sbizzarrirsi modificando colori, tipo carattere e altro per rendere la Timeline ottenuta più leggibile e, perché no, più bella per includerla in una comunicazione sullo stato del progetto.

In questo articolo abbiamo quindi visto la possibilità di creare tante viste quante Sequenze Temporali vogliamo gestire (di dettaglio, milestones chart,..). Il richiamo a video e l’aggiunta/rimozione delle attività nella Timeline è semplicissima.

The post Come visualizzare più di una Sequenza Temporale (Timeline) con Microsoft Project 2010 e 2013 appeared first on Project Management e Microsoft Project.

Di cosa si tratta?

E’ una infografica che ho realizzato l’anno scorso e che utilizzo nei miei corsi di formazione di Microsoft Project e che consegno ai partecipanti al corso.

A cosa serve?

Serve a mostrare il cammino (roadmap) , in sette passi, che si deve seguire durante lo sviluppo della schedulazione di un piano di progetto, e questo indipendentemente se si utilizza Microsoft Project o altro software.

Perchè mostrare una roadmap?

Chi partecipa ad un corso di formazione deve comprendere e assimilare molti concetti, anche teorici, funzionalità e comandi in poco tempo. Il docente ha la necessità di far comprendere la visione generale del software e del suo utilizzo nella gestione dei progetti e nello stesso tempo porre l’attenzione sui singoli comandi. L’utilizzo di una infografica come questa serve a far comprendere al discente in quale fase della pianificazione del progetto ci troviamo e quali concetti, strumenti e metodi si utilizzano.

Quali benefici porta al partecipante al corso?

L’infografica gli fa capire in qualsiasi momento, in quale fase della pianificazione del progetto si trova e a capire quali funzionalità di Microsoft Project deve utilizzare.

In che formato è disponibile?

L’ho realizzata in formato Acrobat PDF e quindi usufruibile su qualsiasi computer o dispositivo mobile si utilizzi.

Quali sono questi 7 passi da seguire?

Guarda la mappa, penso che sia molto chiaro.

Dove posso scaricarla?

Per scaricarla basta cliccare su questo collegamento.

The post Infografica: Pianificare un Progetto in 7 passi con Microsoft Project appeared first on Project Management e Microsoft Project.

Questa domanda mi viene posta spesso dai miei allievi e soprattutto dalle persone a cui sto facendo attività di affiancamento (training on the job) sull’utilizzo di Microsoft Project, indifferentemente dalla versione utilizzata.

Effettivamente la legenda, pur essendo molto utile per comprendere la tipologia delle barre di Gantt, è piuttosto “invasiva”, nel senso che ruba parecchio spazio al diagramma di Gantt sulla pagina stampata.

Abbiamo però la possibilità di modificarne l’aspetto o addirittura di nasconderla alla stampa.

Vediamo come si fa.

Dal menu File selezionare Stampa per ottenere la seguente visualizzazione:

Clicchiamo su (1) Imposta pagina per richiamare la finestra Imposta pagina – Diagramma di Gantt. Da qui attiviamo il pannello (2) Legenda per visualizzare le opzioni (3) della legenda stessa.

Le tre opzioni ci permettono di;

• Stampare la legenda in ogni pagina (è il default)
• Ottenere una pagina (l’ultima della stampa) in cui viene mostrato il significato delle barre del Gantt
• Nessuna stampa

Per l’argomento di questo semplice articolo scegliamo l’ultima voce.

Il risultato finale sarà questo:

Nessuna legenda, come volevasi dimostrare.

The post Come eliminare la legenda nella stampa del Gantt di Microsoft Project appeared first on Project Management e Microsoft Project.

In questo breve articolo vedremo come è possibile eseguire azioni massive con Microsoft Project. Con questo intendo la possibilità di applicare lo stesso comando o assegnare uno stesso valore a più attività del piano di progetto.

Premetto che non tutti i comandi possono essere applicati in modo massivo (o batch detto in inglese), ma l’approccio risulterà sicuramente agevole e conveniente risparmiandoci di eseguire più volte lo stesso comando.

Nella videata che segue ho aggiunto due colonne alla tabella di default di Project (Immissione), e precisamente il Tipo attività e Calendario attività per vedere il risultato dei comandi applicati.

Vediamo alcuni esempi.

Ex. 1: Come modificare il Tipo Attività a tutte le attività di un progetto di Microsoft Project:

Guardando l’immagine precedente, attivo la Scheda Attività (1).

Per selezionare TUTTE le attività di un progetto occorre cliccare sul pulsante (2) Seleziona tutto posto proprio sopra la colonna ID della tabella.

Il risultato è che tutte le attività del progetto sono selezionate.

Richiamo la finestra Informazioni attività cliccando sul pulsante (3) sempre dall’immagine precedente. Avremo:

Attiviamo la scheda Avanzate, da qui abbiamo a disposizione tutti i campi visualizzati da poter impostare e applicare a tutte le attività precedentemente selezionate. Nel nostro esempio scegliamo Durata fissa dalla lista (2) Tipo attività e confermiamo con Ok.

Il risultato sarà che tutte le attività avranno come tipo Durata fissa al posto di Unità fissa.

Potevamo modificare più di un campo nella finestra precedente, Project avrebbe applicato i nuovi valori a tutte le attività selezionate.

Per individuare quali valori possiamo modificare in modo massivo abbiamo due possibilità:

La prima è quella appena mostrata, la seconda è di ricercare nella barra dei comandi visualizzati nella scheda Attività e che sono “cliccabili”, cioè sono abilitati a cliccarci sopra.

Ex: 2 – Come applicare un calendario ad un insieme selezionato di attività:

Questa volta invece di selezionare tutte le attività ne selezioniamo alcune anche non consecutive.

Per effettuare la cosidetta multiselezione basta tenere premuto il tasto CTRL e cliccare con il mouse sulle attività che vogliamo selezionare.

Nel nostro esempio:

avremo alla fine

al di là dell’esempio (dubito che per un progetto di marketing si effettui un orario di lavoro tipico dell’industria :-), l’effetto è quello che volevamo.

Gli esempi possono continuare ancora e ancora, ma penso che adesso sia tutto chiaro.

Per ultimo vediamo l’utilizzo del pulsante Seleziona tutto quando ci clicchiamo sopra con il tasto destro del mouse.

Avremo la visualizzazione dell’elenco delle Tabelle disponibili (e visualizzabili nel menu):

la visualizzazione di questo menu di selezione rapida si può avere anche cliccando sulla scheda Attività  (1) e quindi su Tabelle (2).

E’ tutto.

Alla prossima.

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In questo articolo rispondo a due domande:

1. Cosa succede ad un piano di progetto sviluppato con Microsoft Project se viene ritardata la data di inizio?
2.  Cosa succede invece se a ritardare non è l’intero progetto ma tutto quello che c’è da una Fase di progetto in poi?

Rispondiamo all aprima domanda.

Questo è un evento che capita più spesso di quanto si creda. Lo vedo  lavorando con i miei clienti.

Le cause di ritardi nell’inizio dei lavori possono essere diverse:

• Commesse di Produzione – Spesso l’ordine di acquisto da parte del Cliente  (che avvia la commessa di produzione) non arriva nei tempi stabiliti
• Progetti interni – C’è sempre un ritardo dopo l’altro che non permette di iniziare a pianificare un progetto o avviarne l’esecuzione. Mancanza di fondi, ritardo nelle approvazioni interne, ostacoli di qualche stakeholder, mancanza di risorse umane e così via.

Il risultato di queste situazioni è semplice: nel momento in cui arriva l’agognato “si parte”, occorre modificare la data di inizio progetto nel piano di MSProject e vedere come cambia il cammino critico e quindi la data di fine progetto.

A chi non è mai successo che il Cliente ritarda un paio di mesi o anche di più a dare l’ok ma pretende che la data di fine progetto rimanga invariata?

Fatte queste premesse vediamo come si può effettuare questa operazione con MSProject.

• Cosa DA NON FARE MAI – Può venire comodo modificare la Data Inizio della prima attività del progetto e confermare.

MSProject ci sposta la data di inizio progetto ma inserisce un primo vincolo “Iniziare non prima del...” (nel caso di default di pianificazione da oggi verso il futuro, tecnicamente definita Forward Pass).

Questo, pur essendo un vincolo semi-flessibile (o semi-rigido) non è il massimo dell’eleganza e delle buone pratiche di schedulazione.

• Prima soluzione (consigliata) – Dal pannello Progetto selezionare il comando Riepilogo Informazioni.

Come si vede dalla figura precedente, basta modificare la data nel campo Data Inizio e confermare sul pulsante Ok.

MSProject sposterà la data di inizio progetto senza inserire alcun vincolo.

• Seconda soluzione – Sempre dal pannello Progetto selezionare il comando Sposta progetto in modo da visualizzare la seguente finestra.

Basta inserire la data alla quale spostare il progetto ed il gioco è fatto.

E’ possibile decidere se si vogliono spostare anche le Scadenze (Deadlines). Questa scelta è attiva per default.

Anche se non viene chiesto nulla riguardo allo spostamento dei vincoli presenti nella schedulazione, MSProject li sposta lo stesso. La verifica se MSProject ha fatto bene è sempre a nostro caico.

Anche in questo secondo caso MSProject sposta la data di inizio progetto senza inserire nessun vincolo.

Nota: subito dopo avere inserito la nuova data di inizio, è buona norma ricontrollare l’intera schedulazione e, ovviamente, la data di fine progetto.

Quello che può succedere è che, in base a quanto tempo risulta lo spostamento del progetto, Charter, Contratto, regole di Change Management, Rischi e altro) sia cambiato.qualcosa di significativo.

Un controllo che consiglio di effettuare è di essere sicuri che lo spostamento di date non provochi:

1. Nuove situazioni di sovrallocazione risorse (in precedenza le risorse erano allocate correttamente ma adesso una serie di attività spostate vanno in conflitto con altre di altri progetti regolarmente pianificati)
2.  Nascita di nuovi rischi che prima non esistevano
3. Umore degli stakeholder (per progetti interni)
4. Rischi ambientali, meteorologici, di conferma di fondi che finanziano il progetto
5. Nessuna significativa differenza rispetto al budget iniziale. In questo caso occorre riesaminare e riapprovare il progetto con relativo salvataggio della Baseline di progetto

ma la lista potrebbe essere molto lunga.

The post Come spostare la schedulazione di un progetto con Microsoft Project appeared first on Microsoft Project e Project Management.

In questa pagina vi presento una serie di definizioni, trucchi e scorciatoie per sfruttare al meglio Microsoft Project, e in particolare:

• Dipendenza Fine-Inizio

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The post Definizioni, trucchi e scorciatoie con Microsoft Project appeared first on Microsoft Project e Project Management.

The post Assegnare più risorse in tempi differenti ad un’attività di Microsoft Project appeared first on Microsoft Project e Project Management.

The post Come iniziare un’attività in un giorno specifico della settimana con Microsoft Project appeared first on Microsoft Project e Project Management.

Per le mie attività di formazione di MS Project  utilizzo un ambiente Windows 7 virtuale che “gira” all’interno del mio MacBook Pro e che dopo 4 anni di manipolazioni varie ha cominciato a scricchiolare.
Con questo intendo il fatto che il numero di Viste, tabelle, Calendari e altri oggetti è proliferato in modo esagerato (ho contato 18 calendari diversi creati in varie sessioni d’aula. Ma molti li avevo anche cancellati). Anche il formato di viste, tabelle, filtri e campi del mio Project differivano da quelli standard, sempre per le varie prove/esercizi fatti in aula.

Risultato: ambiente nettamente diverso da quello standard.
Una situazione del genere non capito solo a chi fa formazione ma, in seguito a personalizzazioni varie, anche a normali utenti di Microsoft Project.

Domanda:  come fare a ripristinare la situazione senza essere costretti a reinstallare Project o a fare una certosina pulizia e messa a punto degli oggetti standard di Project?

La soluzione sta proprio nel problema. Vediamo di cosa si tratta.

ATTENZIONE!!!

La procedura che segue è senza ritorno. Prima di proseguire verificate se avete fatto delle personalizzazioni/modifiche agli oggetti di Project.

In questo caso provvedete a salvarle in un nuovo file di Project esportandole dal Global.MPT attuale attraverso lo strumento Libreria che vedremo tra un pò.

Ogni qualvolta avviamo Project (tutte le versioni) dal nostro computer, viene aperto e caricato in memoria il contenuto del file Global.MPT, che rappresenta il modello globale di Project, e che viene creato quando si installa il software nel PC.
Il Global.MPT contiene quindi le definizioni attuali di tutti gli oggetti di Project (Viste, Tabelle, Relazioni, Macro, Tabelle, Corrispondenze, Raggruppamenti e Campi personalizzati).
Sappiamo tutti benissimo che possiamo modificare e personalizzare in svariati modi le Viste, le Tabelle ed il resto degli oggetti che utilizziamo.

 

Come modificare gli oggetti del modello Global.MPT

Per farlo occorre richiamare la gestione della Libreria di Project.

Aprire File / Informazioni (1) e cliccare sul pulsante (Libreria (2) (Organizzazione modello globale).
Verrà visualizzata la finestra (3) Libreria.
In (4) vediamo selezionato il contenuto di Global.MPT ed in (5) il contenuto del file di progetto corrente.
Con i pulsanti (6) si può agire sugli oggetti selezionati a destra e a sinistra della videata.

Ma se ci facciamo prendere la mano dall’eccessiva (ed errata) personalizzazione degli oggetti, come possiamo ripristinare la situazione iniziale senza doverlo fare a mano o reinstallare MS Project?

Risposta: rinominando (o cancellando) il file Global.MPT. Semplice.

Ma siccome questo file non è di facile individuazione (è nascosto all’interno di cartelle e sottocartelle del PC), potete seguire questa semplice strada.

Step 1. Aprite una finestra di Explorer  per navigare sul disco del PC
Step 2. Cliccate nella barra degli indirizzi (dei files) come in figura:

Scrivere il seguente indirizzo:

 C:\Users\(username)\AppData\Roaming\Microsoft\MS Project\14\1040

Sostituire (username) con il nome dell’utente connesso a Windows
Il 14 rappresenta la versione 2010 di Project (15 è la versione di Project 2013)
Il 1040 rappresenta la lingua italiana (1033 è per la versione inglese)

Dare invio e si aprirà la cartella contenente il file Global.MPT

Il Modello Globale di Microsoft Project

A questo punto basta rinominare il file Global.MPT (se vogliamo tenerlo per ricordo) oppure cancellarlo.
Riavviare Microsoft Project e se ripetete i passi per riaprire la Libreria, vedrete gli oggetti di Project ritornati allo stesso momento dell’installazione di Project.

Dopo avere applicato questa procedura mi sono ritrovato con un ambiente vergine di Microsoft Project.

 

The post Come reimpostare il file Global.mpt di Microsoft Project senza doverlo reinstallare appeared first on Microsoft Project e Project Management.

In questo articolo vedremo come installare sul nostro PC una copia di valutazione di 30 giorni di Microsoft Project Professional 2016 .

Una premessa.

Il costo di una licenza illimitata di Project Professional é molto cara.

COSTA ben 1.369 euro (una tantum alla data di questo articolo).

Da un pò di tempo ne esiste una versione ad abbonamento mensile, molto più abbordabile se utilizzi Project per lavoro.

Per installare una copia di valutazione di Project segui i passi seguenti:

1.Apri la la pagina https://products.office.com/it-it/project/compare-microsoft-project-management-software?tab=tabs-1

Si aprirà il sito di Office365 di Microsoft che presenta le tre versioni online (sul Cloud) di Project e, nel pannello Soluzioni locali, le versioni di Project installabili su PC e Server.

Per capire, la licenza Project Online Essentials serve agli utenti di Project Online Premium per poter accedere a Project Online e interagire con l’ambiente di gestione progetti aziendale.

Questa licenza permette di aggiornare le Attività di progetto assegnate alla risorsa e altre operazioni permesse dall’Amministratore di Project Online.

La licenza Project Online Premium, é la più completa e sofisticata e serve a creare e gestire un ambiente di Project Online (detto anche Project Portfolio Management).

Questa licenza non é l’argomento di questo articolo.

La licenza che ci interessa e che ci dà la possibilità di averla gratuitamente per 30 giorni, é  Project Online Professional.

2. Clicca su Prova di Project Online Professional per scaricare il software e iniziare il periodo di prova.

Per poter scaricare il software (e usarlo) é necessario attivare un account Microsoft Office365, cosa semplicissima.

Inserire i dati anagrafici richiesti nelle pagine successive (non viene richiesta nessuna carta di credito).

Ricordarsi di salvare utenza e password.

Dopo avere fornito il numero di cellulare per ricevere l’SMS di verifica (controllo di essere una persona e non un software automatico), viene creato l’account Office365 come nella figura seguente:

sempre per un periodo di prova di 30 giorni, trascorsi i quali si dovrà pagare ogni mese per mantenerlo, avremo a disposizione i principali programmi di Office e Project installabili fino a 5 PC/ Mac / Tablet diversi (interessante poter avere i programmi originali di Office per noi, nostra moglie, figli e fidanzata e tutto compreso nella licenza di Project!).

In alto a destra viene mostrato il pulsante Scarica il Software che permetterà di scaricare Project sul nostro PC e iniziare ad usarlo.

Project Online Professional costa € 25,30 + IVA al mese, cioè € 30,87 al mese che, per chi ha Partita IVA fa € 303/anno + IVA comprensivi di tutti gli aggiornamenti e del servizio di assistenza.

Per chi ha budget limitato non é proprio regalato, ma tutto dipende se e come lo usiamo.

Nota: io non ricevo alcun compenso dalle vendite dei prodotti Microsoft.

Se gestiamo progetti e commesse nostre o per conto di clienti, allora il costo é giustificabile per diversi motivi (questo naturalmente dal mio punto di vista):

• abbiamo uno strumento formidabile per pianificare e controllare progetti
• ti presenti al cliente con un approccio professionale e competente
• pianificando e gestendo bene i progetti, il valore che ottieni é ben superiore al costo della licenza
• puoi proporre l’acquisto al tuo capo in azienda senza che questi muoia di infarto o ti prenda per pazzo
• puoi avere compresi Word, Excel, Powerpoint e l’ambiente completo di SharePoint e OneDrive con 1 Terabyte di spazio su disco sul Cloud.

Bene, se sei d’accordo con me sulle considerazioni che ho fatto, sei pronto a iniziare a studiare Microsoft Project Professional 2016 (o 2013) magari con il mio manuale che ti guida passo-passo a questo scopo.

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Questa domanda mi viene posta spesso dai miei allievi e soprattutto dalle persone a cui sto facendo attività di affiancamento (training on the job) sull’utilizzo di Microsoft Project, indifferentemente dalla versione utilizzata.

Effettivamente la legenda, pur essendo molto utile per comprendere la tipologia delle barre di Gantt, è piuttosto “invasiva”, nel senso che ruba parecchio spazio al diagramma di Gantt sulla pagina stampata.

Abbiamo però la possibilità di modificarne l’aspetto o addirittura di nasconderla alla stampa.

Vediamo come si fa.

Dal menu File selezionare Stampa per ottenere la seguente visualizzazione:

Clicchiamo su (1) Imposta pagina per richiamare la finestra Imposta pagina – Diagramma di Gantt. Da qui attiviamo il pannello (2) Legenda per visualizzare le opzioni (3) della legenda stessa.

Le tre opzioni ci permettono di;

• Stampare la legenda in ogni pagina (è il default)
• Ottenere una pagina (l’ultima della stampa) in cui viene mostrato il significato delle barre del Gantt
• Nessuna stampa

Per l’argomento di questo semplice articolo scegliamo l’ultima voce.

Il risultato finale sarà questo:

Nessuna legenda, come volevasi dimostrare.

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In questo breve articolo vedremo come è possibile eseguire azioni massive con Microsoft Project. Con questo intendo la possibilità di applicare lo stesso comando o assegnare uno stesso valore a più attività del piano di progetto.

Premetto che non tutti i comandi possono essere applicati in modo massivo (o batch detto in inglese), ma l’approccio risulterà sicuramente agevole e conveniente risparmiandoci di eseguire più volte lo stesso comando.

Nella videata che segue ho aggiunto due colonne alla tabella di default di Project (Immissione), e precisamente il Tipo attività e Calendario attività per vedere il risultato dei comandi applicati.

Vediamo alcuni esempi.

Ex. 1: Come modificare il Tipo Attività a tutte le attività di un progetto di Microsoft Project:

Guardando l’immagine precedente, attivo la Scheda Attività (1).

Per selezionare TUTTE le attività di un progetto occorre cliccare sul pulsante (2) Seleziona tutto posto proprio sopra la colonna ID della tabella.

Il risultato è che tutte le attività del progetto sono selezionate.

Richiamo la finestra Informazioni attività cliccando sul pulsante (3) sempre dall’immagine precedente. Avremo:

Attiviamo la scheda Avanzate, da qui abbiamo a disposizione tutti i campi visualizzati da poter impostare e applicare a tutte le attività precedentemente selezionate. Nel nostro esempio scegliamo Durata fissa dalla lista (2) Tipo attività e confermiamo con Ok.

Il risultato sarà che tutte le attività avranno come tipo Durata fissa al posto di Unità fissa.

Potevamo modificare più di un campo nella finestra precedente, Project avrebbe applicato i nuovi valori a tutte le attività selezionate.

Per individuare quali valori possiamo modificare in modo massivo abbiamo due possibilità:

La prima è quella appena mostrata, la seconda è di ricercare nella barra dei comandi visualizzati nella scheda Attività e che sono “cliccabili”, cioè sono abilitati a cliccarci sopra.

Ex: 2 – Come applicare un calendario ad un insieme selezionato di attività:

Questa volta invece di selezionare tutte le attività ne selezioniamo alcune anche non consecutive.

Per effettuare la cosidetta multiselezione basta tenere premuto il tasto CTRL e cliccare con il mouse sulle attività che vogliamo selezionare.

Nel nostro esempio:

avremo alla fine

al di là dell’esempio (dubito che per un progetto di marketing si effettui un orario di lavoro tipico dell’industria :-), l’effetto è quello che volevamo.

Gli esempi possono continuare ancora e ancora, ma penso che adesso sia tutto chiaro.

Per ultimo vediamo l’utilizzo del pulsante Seleziona tutto quando ci clicchiamo sopra con il tasto destro del mouse.

Avremo la visualizzazione dell’elenco delle Tabelle disponibili (e visualizzabili nel menu):

la visualizzazione di questo menu di selezione rapida si può avere anche cliccando sulla scheda Attività  (1) e quindi su Tabelle (2).

E’ tutto.

Alla prossima.

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In questo articolo rispondo a due domande:

1. Cosa succede ad un piano di progetto sviluppato con Microsoft Project se viene ritardata la data di inizio?
2.  Cosa succede invece se a ritardare non è l’intero progetto ma tutto quello che c’è da una Fase di progetto in poi?

Rispondiamo all aprima domanda.

Questo è un evento che capita più spesso di quanto si creda. Lo vedo  lavorando con i miei clienti.

Le cause di ritardi nell’inizio dei lavori possono essere diverse:

• Commesse di Produzione – Spesso l’ordine di acquisto da parte del Cliente  (che avvia la commessa di produzione) non arriva nei tempi stabiliti
• Progetti interni – C’è sempre un ritardo dopo l’altro che non permette di iniziare a pianificare un progetto o avviarne l’esecuzione. Mancanza di fondi, ritardo nelle approvazioni interne, ostacoli di qualche stakeholder, mancanza di risorse umane e così via.

Il risultato di queste situazioni è semplice: nel momento in cui arriva l’agognato “si parte”, occorre modificare la data di inizio progetto nel piano di MSProject e vedere come cambia il cammino critico e quindi la data di fine progetto.

A chi non è mai successo che il Cliente ritarda un paio di mesi o anche di più a dare l’ok ma pretende che la data di fine progetto rimanga invariata?

Fatte queste premesse vediamo come si può effettuare questa operazione con MSProject.

• Cosa DA NON FARE MAI – Può venire comodo modificare la Data Inizio della prima attività del progetto e confermare.

MSProject ci sposta la data di inizio progetto ma inserisce un primo vincolo “Iniziare non prima del...” (nel caso di default di pianificazione da oggi verso il futuro, tecnicamente definita Forward Pass).

Questo, pur essendo un vincolo semi-flessibile (o semi-rigido) non è il massimo dell’eleganza e delle buone pratiche di schedulazione.

• Prima soluzione (consigliata) – Dal pannello Progetto selezionare il comando Riepilogo Informazioni.

Come si vede dalla figura precedente, basta modificare la data nel campo Data Inizio e confermare sul pulsante Ok.

MSProject sposterà la data di inizio progetto senza inserire alcun vincolo.

• Seconda soluzione – Sempre dal pannello Progetto selezionare il comando Sposta progetto in modo da visualizzare la seguente finestra.

Basta inserire la data alla quale spostare il progetto ed il gioco è fatto.

E’ possibile decidere se si vogliono spostare anche le Scadenze (Deadlines). Questa scelta è attiva per default.

Anche se non viene chiesto nulla riguardo allo spostamento dei vincoli presenti nella schedulazione, MSProject li sposta lo stesso. La verifica se MSProject ha fatto bene è sempre a nostro caico.

Anche in questo secondo caso MSProject sposta la data di inizio progetto senza inserire nessun vincolo.

Nota: subito dopo avere inserito la nuova data di inizio, è buona norma ricontrollare l’intera schedulazione e, ovviamente, la data di fine progetto.

Quello che può succedere è che, in base a quanto tempo risulta lo spostamento del progetto, Charter, Contratto, regole di Change Management, Rischi e altro) sia cambiato.qualcosa di significativo.

Un controllo che consiglio di effettuare è di essere sicuri che lo spostamento di date non provochi:

1. Nuove situazioni di sovrallocazione risorse (in precedenza le risorse erano allocate correttamente ma adesso una serie di attività spostate vanno in conflitto con altre di altri progetti regolarmente pianificati)
2.  Nascita di nuovi rischi che prima non esistevano
3. Umore degli stakeholder (per progetti interni)
4. Rischi ambientali, meteorologici, di conferma di fondi che finanziano il progetto
5. Nessuna significativa differenza rispetto al budget iniziale. In questo caso occorre riesaminare e riapprovare il progetto con relativo salvataggio della Baseline di progetto

ma la lista potrebbe essere molto lunga.

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In questa pagina vi presento una serie di definizioni, trucchi e scorciatoie per sfruttare al meglio Microsoft Project, e in particolare:

• Dipendenza Fine-Inizio

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Per le mie attività di formazione di MS Project  utilizzo un ambiente Windows 7 virtuale che “gira” all’interno del mio MacBook Pro e che dopo 4 anni di manipolazioni varie ha cominciato a scricchiolare.
Con questo intendo il fatto che il numero di Viste, tabelle, Calendari e altri oggetti è proliferato in modo esagerato (ho contato 18 calendari diversi creati in varie sessioni d’aula. Ma molti li avevo anche cancellati). Anche il formato di viste, tabelle, filtri e campi del mio Project differivano da quelli standard, sempre per le varie prove/esercizi fatti in aula.

Risultato: ambiente nettamente diverso da quello standard.
Una situazione del genere non capito solo a chi fa formazione ma, in seguito a personalizzazioni varie, anche a normali utenti di Microsoft Project.

Domanda:  come fare a ripristinare la situazione senza essere costretti a reinstallare Project o a fare una certosina pulizia e messa a punto degli oggetti standard di Project?

La soluzione sta proprio nel problema. Vediamo di cosa si tratta.

ATTENZIONE!!!

La procedura che segue è senza ritorno. Prima di proseguire verificate se avete fatto delle personalizzazioni/modifiche agli oggetti di Project.

In questo caso provvedete a salvarle in un nuovo file di Project esportandole dal Global.MPT attuale attraverso lo strumento Libreria che vedremo tra un pò.

Ogni qualvolta avviamo Project (tutte le versioni) dal nostro computer, viene aperto e caricato in memoria il contenuto del file Global.MPT, che rappresenta il modello globale di Project, e che viene creato quando si installa il software nel PC.
Il Global.MPT contiene quindi le definizioni attuali di tutti gli oggetti di Project (Viste, Tabelle, Relazioni, Macro, Tabelle, Corrispondenze, Raggruppamenti e Campi personalizzati).
Sappiamo tutti benissimo che possiamo modificare e personalizzare in svariati modi le Viste, le Tabelle ed il resto degli oggetti che utilizziamo.

 

Come modificare gli oggetti del modello Global.MPT

Per farlo occorre richiamare la gestione della Libreria di Project.

Aprire File / Informazioni (1) e cliccare sul pulsante (Libreria (2) (Organizzazione modello globale).
Verrà visualizzata la finestra (3) Libreria.
In (4) vediamo selezionato il contenuto di Global.MPT ed in (5) il contenuto del file di progetto corrente.
Con i pulsanti (6) si può agire sugli oggetti selezionati a destra e a sinistra della videata.

Ma se ci facciamo prendere la mano dall’eccessiva (ed errata) personalizzazione degli oggetti, come possiamo ripristinare la situazione iniziale senza doverlo fare a mano o reinstallare MS Project?

Risposta: rinominando (o cancellando) il file Global.MPT. Semplice.

Ma siccome questo file non è di facile individuazione (è nascosto all’interno di cartelle e sottocartelle del PC), potete seguire questa semplice strada.

Step 1. Aprite una finestra di Explorer  per navigare sul disco del PC
Step 2. Cliccate nella barra degli indirizzi (dei files) come in figura:

Scrivere il seguente indirizzo:

 C:\Users\(username)\AppData\Roaming\Microsoft\MS Project\14\1040

Sostituire (username) con il nome dell’utente connesso a Windows
Il 14 rappresenta la versione 2010 di Project (15 è la versione di Project 2013)
Il 1040 rappresenta la lingua italiana (1033 è per la versione inglese)

Dare invio e si aprirà la cartella contenente il file Global.MPT

Il Modello Globale di Microsoft Project

A questo punto basta rinominare il file Global.MPT (se vogliamo tenerlo per ricordo) oppure cancellarlo.
Riavviare Microsoft Project e se ripetete i passi per riaprire la Libreria, vedrete gli oggetti di Project ritornati allo stesso momento dell’installazione di Project.

Dopo avere applicato questa procedura mi sono ritrovato con un ambiente vergine di Microsoft Project.

 

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In questo articolo vedremo come installare sul nostro PC una copia di valutazione di 30 giorni di Microsoft Project Professional 2016 .

Una premessa.

Il costo di una licenza illimitata di Project Professional é molto cara.

COSTA ben 1.369 euro (una tantum alla data di questo articolo).

Da un pò di tempo ne esiste una versione ad abbonamento mensile, molto più abbordabile se utilizzi Project per lavoro.

Per installare una copia di valutazione di Project segui i passi seguenti:

1.Apri la la pagina https://products.office.com/it-it/project/compare-microsoft-project-management-software?tab=tabs-1

Si aprirà il sito di Office365 di Microsoft che presenta le tre versioni online (sul Cloud) di Project e, nel pannello Soluzioni locali, le versioni di Project installabili su PC e Server.

Per capire, la licenza Project Online Essentials serve agli utenti di Project Online Premium per poter accedere a Project Online e interagire con l’ambiente di gestione progetti aziendale.

Questa licenza permette di aggiornare le Attività di progetto assegnate alla risorsa e altre operazioni permesse dall’Amministratore di Project Online.

La licenza Project Online Premium, é la più completa e sofisticata e serve a creare e gestire un ambiente di Project Online (detto anche Project Portfolio Management).

Questa licenza non é l’argomento di questo articolo.

La licenza che ci interessa e che ci dà la possibilità di averla gratuitamente per 30 giorni, é  Project Online Professional.

2. Clicca su Prova di Project Online Professional per scaricare il software e iniziare il periodo di prova.

Per poter scaricare il software (e usarlo) é necessario attivare un account Microsoft Office365, cosa semplicissima.

Inserire i dati anagrafici richiesti nelle pagine successive (non viene richiesta nessuna carta di credito).

Ricordarsi di salvare utenza e password.

Dopo avere fornito il numero di cellulare per ricevere l’SMS di verifica (controllo di essere una persona e non un software automatico), viene creato l’account Office365 come nella figura seguente:

sempre per un periodo di prova di 30 giorni, trascorsi i quali si dovrà pagare ogni mese per mantenerlo, avremo a disposizione i principali programmi di Office e Project installabili fino a 5 PC/ Mac / Tablet diversi (interessante poter avere i programmi originali di Office per noi, nostra moglie, figli e fidanzata e tutto compreso nella licenza di Project!).

In alto a destra viene mostrato il pulsante Scarica il Software che permetterà di scaricare Project sul nostro PC e iniziare ad usarlo.

Project Online Professional costa € 25,30 + IVA al mese, cioè € 30,87 al mese che, per chi ha Partita IVA fa € 303/anno + IVA comprensivi di tutti gli aggiornamenti e del servizio di assistenza.

Per chi ha budget limitato non é proprio regalato, ma tutto dipende se e come lo usiamo.

Nota: io non ricevo alcun compenso dalle vendite dei prodotti Microsoft.

Se gestiamo progetti e commesse nostre o per conto di clienti, allora il costo é giustificabile per diversi motivi (questo naturalmente dal mio punto di vista):

• abbiamo uno strumento formidabile per pianificare e controllare progetti
• ti presenti al cliente con un approccio professionale e competente
• pianificando e gestendo bene i progetti, il valore che ottieni é ben superiore al costo della licenza
• puoi proporre l’acquisto al tuo capo in azienda senza che questi muoia di infarto o ti prenda per pazzo
• puoi avere compresi Word, Excel, Powerpoint e l’ambiente completo di SharePoint e OneDrive con 1 Terabyte di spazio su disco sul Cloud.

Bene, se sei d’accordo con me sulle considerazioni che ho fatto, sei pronto a iniziare a studiare Microsoft Project Professional 2016 (o 2013) magari con il mio manuale che ti guida passo-passo a questo scopo.

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